Orientações gerais para o auditor ISO 9001:2008

     O que é uma Auditoria?

     É um processo sistemático, independente e documentado, para obter evidências de auditoria e avaliá-las objetivamente, a fim de determinar a extensão em que os critérios de auditoria são atendidos. (ISO 9001:2008)

     O que se espera de um Auditor?

     O Auditor deve ser capaz de:

• Obter e avaliar evidências objetivas com isenção;
• Tratar o pessoal envolvido da maneira mais favorável para se atingir os objetivos da Auditoria;
• Executar o processo de Auditoria sem se desviar do principal;
• Agir sempre de maneira ética;
• Ser observador, imparcial, flexível, organizado, paciente e amigável. Portanto, cultive essas qualidades.

     As Seis Etapas do Processo de Auditoria:

     Grau de alerta do auditor

     A comunicação humana é composta de três elementos:

     7% Palavras

     38% Visualização

     55% Linguagem Corporal

     Sorrir: demonstra aceitação e coloca as pessoas à vontade, principalmente no início do contato;

     Franzir o cenho: tem efeito oposto.

     Olhar nos olhos: mostra que você está interessado, mas não olhe fixamente, isto pode intimidar.

     Evitar contato visual: indica timidez ou nervosismo.

     Passar a mão no rosto: tende a ocorrer quando a pessoa está mentindo, assim como toca ou coçar o nariz ou o olho.

     Ajeitar o colarinho: pode indicar uma mentira ou raiva ou frustração.

     Barreira com os braços: Indica defesa. São gestos como cruzar os braços, tocar no relógio ou punho, etc...

     Esses sinais visuais devem ser considerados, mas não tire conclusões de um único deles.

     Outras Observações:

      Sempre que possível, devemos utilizar perguntas abertas, que exigem que o auditado dê informações voluntariamente, como:

     Quais as suas responsabilidades com relação a requisições? – ou – O quê acontece com este formulário depois de preenchido?.

     A estrutura da entrevista de auditoria deve seguir o fluxo de informações e materiais. Mas lembre-se de que não é um interrogatório! Quanto mais relaxado o auditado, mais provavelmente o auditor obterá as informações requeridas.

     Esteja atento a novidades, como equipamentos, produtos, layout do local, etc... Administre bem o tempo.

     Registros

• Seja seletivo no que registra;
• Certifique-se que suas notas têm por base evidências objetivas e factuais;
• Relevância para o escopo da auditoria;
• Faça anotações cuidadosas, você precisará traduzi-las depois;
• Faça anotações abertamente.

     PLANEJAMENTO E EXECUÇÃO DE UMA AUDITORIA

     Na intenção de auxiliar e uniformizar o trabalho das equipes de Auditoria Interna, preparamos este roteiro:

     Composição da equipe:

     A equipe de Auditores Internos é composta por um Líder, um Assistente, e eventualmente um auditor em treinamento.

     Responsabilidades de cada integrante da equipe:

     Controle das auditorias

     É conveniente que o Auditor Líder, ao receber a programação anual, reúna sua equipe e analise o seu programa. Eventos previsíveis como férias (de integrantes da equipe ou auditados) devem ser considerados. As semanas programadas para execução das AI´s devem ser marcadas em um calendário, para que seja possível recordar a programação durante o ano. A flexibilidade do programa permite amplas condições de alteração, mas a CGQ deve ser comunicada sempre dessas alterações, se possível com razoável antecedência.

     Preparação da Auditoria:

     A preparação é muito importante para um resultado eficaz e bem sucedido de uma auditoria. Para tanto é recomendável a análise prévia dos procedimentos aplicáveis, do fluxograma de processo, do histórico de auditorias anteriores e de ações corretivas e preventivas aplicadas ou em implementação na área a ser auditada, para a definição do seu roteiro. A maior parte desses documentos integra o material de apoio, recebido aproximadamente um mês antes de cada auditoria.

     O roteiro consiste nos questionários que você aplicará e numa lista de verificação, muito útil para coordenar o trabalho durante a auditoria.

     Obs.: Questionários padronizados devem ser evitados. Isso restringe o alcance da auditoria e reduz a iniciativa do auditor, além de permitir que pontos atualmente críticos do processo possam ser ignorados.

     Execução:

     Uma auditoria com base no processo deve seguir uma seqüência lógica, orientada pelo fluxo de eventos do processo.

     Esta estrutura é particularmente útil nas situações em que o auditor tem conhecimento limitado do processo a ser auditado ou quando não há procedimento documentado para esse processo.

     Uma auditoria é basicamente uma entrevista. Pergunte às pessoas o que elas fazem, quais informações recebem e passam adiante. Muitas vezes um auditor pouco experiente faz extensas análises da documentação envolvida no processo e pouco ou nenhum input das pessoas que executam as tarefas. Sempre que possível, devemos utilizar perguntas abertas, que exigem que o auditado dê informações voluntariamente, como: Quais as suas responsabilidades com relação a requisições? – ou – O quê acontece com este formulário depois de preenchido?.

     A escolha das perguntas é muito importante, principalmente para administrarmos bem o tempo. Considerando-se que uma auditoria não deve ultrapassar o limite de uma hora e meia, o auditado não deve ser dirigido para áreas irrelevantes.

     A estrutura da entrevista de auditoria deve seguir o fluxo de informações e materiais. Mas lembre-se de que não é um interrogatório! Quanto mais relaxado o auditado, mais provavelmente o auditor obterá as informações requeridas.

     A observação geral das atividades dentro da área sob exame é uma parte importantíssima de uma auditoria. O auditor deve sempre cruzar informações para confirmar que as evidências ligam-se completamente, de acordo com o procedimento e o fluxo do processo. Esteja atento a novidades, como equipamentos, produtos, layout do local, etc...

     Verificação da eficácia de um processo:

     Existem questões básicas que podem confirmar a eficácia ou não de um processo, que são:

• Qual o propósito do processo?
• Qual o impacto sobre o cliente ou processos e atividades posteriores?
• Há evidências de que objetivos e metas da qualidade afetados por esse processo estão sendo atingidos?
• Onde será sentido o impacto da eficácia do processo?
• Onde podem ser identificadas eventuais falhas desse processo?

     É muito importante que durante a execução da AI sejam feitas anotações claras sobre o processo e evidências encontradas.

     Essas anotações são fundamentais para a redação do informe.

     Fechamento:

     O evento conclusivo de uma AI é a entrega do relatório, ou Informe da Auditoria. Com base no conteúdo desse relatório deve ser possível visualizar a auditoria e o processo, portanto o documento deve refletir o fluxo do processo auditado, informando os pontos verificados e as evidências obtidas.

     Sua redação deve ter um estilo descritivo, abstendo-se de opiniões e comentários que não sejam absolutamente relevantes e/ou necessários.

     A atitude pessoal dos auditados muitas vezes fornece pistas para áreas potencialmente boas ou más.

A árvore de nossos amigos

     Existem pessoas em nossas vidas que nos deixam felizes pelo simples fato de terem cruzado o nosso caminho. Algumas percorrem ao nosso lado, vendo o tempo passar, mas outras apenas vemos entre nossos passos. A todas elas chamamos de amigo. Há muitos tipos de amigos.

     Talvez cada folha de uma árvore caracterize um deles.

     Os primeiros que nascem são o amigo pai e a amiga mãe. Mostram o que é ter vida.

     Depois vem o amigo irmão, com quem dividimos o nosso espaço para que ele cresça como nós.

     Passamos assim a conhecer toda a família de folhas, a qual respeitamos e desejamos o bem.

     Mas o destino nos apresenta outros amigos, os quais não sabíamos que iam cruzar o nosso caminho. Muitos desses denominados amigos do peito, do coração. São sinceros, são verdadeiros. Sabem quando não estamos bem, sabem o que nos faz feliz...

     Mas também há aqueles amigos por um tempo, talvez umas férias ou mesmo um dia ou uma hora. Esses costumam colocar muitos sorrisos na nossa face, durante o tempo que estamos por perto.

     Falando em perto, não podemos esquecer-nos dos amigos distantes. Aqueles que ficam nas pontas dos galhos, mas que quando o vento sopra, sempre aparecem novamente entre uma folha e outra.

     O tempo passa, o verão se vai, o inverno se aproxima, e perdemos algumas de nossas folhas.

     Algumas nascem num outro verão e outras permanecem por muitas estações.

     Mas o que nos deixa mais feliz é que as que caíram continuam por perto, continuam alimentando a nossa raiz com alegria. Lembranças de momentos maravilhosos enquanto cruzavam com o nosso caminho.

     Desejo a você, amigo, Paz, Amor, Saúde, Sucesso, Prosperidade...

     Hoje e sempre... simplesmente porque:

"Cada pessoa que passa em nossa vida é única. Sempre deixa um pouco de si e leva um pouco de nós. Há os que levaram muito, mas não há os que não deixaram nada. Esta é a maior responsabilidade de nossa vida e a prova evidente de que duas almas não se encontram por acaso".

Prevenção e combate a incêndio - Parte II

Extintores portáteis

     Equipamento de acionamento manual, portátil ou sobre rodas, constituído de recipiente ou cilindro, de componentes, e contendo agente extintor destinado a combater princípios de incêndio.

     Extintor de água pressurizada



     Extintor de espuma mecânica

     Extintor de Pó químico seco



     Extintor de gás carbônico (CO2)

       Quadro comparativo (características dos extintores)

 

 

     Método para combater Princípio de Incêndios


 
     Sinalização dos Extintores
 

     Todos os extintores devem ser sinalizados conforme figura abaixo, salvo nos casos em que são colocados em armários ou nichos.

 

Sinalização de equipamentos de combate a incêndio (Fonte: NBR 13.437/95)

     Quando houver obstáculos que impeçam a visualização direta da sinalização básica no plano vertical, a mesma deve ser repetida a uma altura visível.

     E essa sinalização repetida deve incluir o símbolo do equipamento e uma seta indicativa, e o conjunto não deve distar mais de 7,5 m do equipamento.

     Quando o equipamento se encontrar instalado no pilar, todas as faces do pilar devem ser sinalizadas.

     A sinalização de piso de extintores é necessária quando forem instaladas em garagem, áreas de fabricação, depósitos, locais de movimentação de mercadorias e de grande varejo.

Sinalização de equipamentos de combate a incêndio (Fonte: NBR 13.437/95)

     Posicionamento do Extintor

     Quando os extintores forem instalados em paredes ou divisórias, o suporte de fixação do extintor deve ser instalado no máximo a 1, 60 e no mínimo a 0,20 m do piso acabado.

     É permitida a instalação de extintores sobre o piso acabado, desde que permaneçam, apoiados em suportes apropriados, com altura recomendada entre 0,10 m e 0,20 m do piso.

     ATENÇÃO: Os extintores não devem ser instalados em escadas.

     ATENÇÃO: Aqui também deve ser levado em consideração os possíveis usuários. Quanto mais restrições possuírem os possíveis usuários (pessoas com menos capacidade de apanhar e transportar peso) ou mais pesado for o extintor, mais baixo o mesmo deve ser instalado.

     Identificação do Extintor

     Retângulo indicador da posição do extintor deve conter uma legenda para identificar o tipo de agente contido no extintor. Esta legenda escrita em letras brancas, deve obedecer aos seguintes critérios:

     Cuidados

• Todos os extintores deverão ser revidados e testados hidrostaticamente a cada 5 anos.
• Extintores de água, espuma química e pó seco, devem ter suas cargas trocadas anualmente.
• Os extintores de CO2 devem ser pesados a cada seis meses e as ampolas de gás dos extintores de água e de pó químico seco (aparelhos pressurizados) a cada três meses.

     Prevenção de Incêndios 

     Como já foi dito, a medida para prevenir o incêndio é não permitir que se forme o triângulo do fogo. Como fazer isto?

     Há várias maneiras:

     O Profissional de SSMA pode desenvolver e estudar medidas de seu local de trabalho:

     a. Armazenagem de Material

• Manter sempre, se possível, a substância inflamável longe de fonte de calor e de comburente, como no caso de operações de solda e oxi-corte.
• Manter sempre no local de trabalho, a mínima quantidade de inflamável para uso, como no caso, por exemplo, de operações de pintura, nas quais o solvente armazenado deve apenas ser o suficiente para um dia de trabalho;
• Possuir um depósito fechado e ventilado para armazenagem de inflamáveis e, se o mais longe da área de trabalho de operações;
• Proibição de fumar nas áreas onde existem combustíveis ou inflamáveis.

     b. Manutenção Adequada

• Instalação elétrica apropriada
• Fios expostos ou descascados podem ocasionar curtos-circuitos, que de focos de incêndio se encontrar condições favoráveis à formação de chamas.
• Instalações elétricas mal projetadas
• Poderão provocar aquecimento nos fios e podem ser de origem de incêndios.
• Pisos anti-faíscas
• Em locais onde há inflamáveis, os pisos devem ser anti-faíscas, porque, um simples prego no sapato poderá ocasionar um incêndio. Pela mesma razão, chaves elétricas blindadas oferecem maior proteção que chaves de faca.
• Instalação Mecânica
• Falta de manutenção e lubrificação em equipamentos mecânicos pode ocasionar aquecimento por atrito em partes móveis, criando a perigosa fonte de calor.

     c. Ordem e limpeza

• Os corredores, com papéis e estopas sujas de óleo pelo chão, são lugares onde o fogo pode começar a se propagar, sendo mais difícil a sua extinção.

Você é Homem ou Elefante?



     Você já observou um elefante no circo? Durante o espetáculo, o enorme animal faz demonstrações de força descomunais. Mas, antes de entrar em cena, permanece preso, quieto, contido somente por uma corrente que aprisiona uma de suas patas a uma pequena estaca cravada no solo.

     A estaca é só um pequeno pedaço de madeira. E, ainda que a corrente fosse grossa, parece óbvio que ele, capaz de derrubar uma árvore com sua própria força, poderia arrancá-la do solo com facilidade e fugir. E por que o elefante não foge? Perguntei a um adestrador e ele me explicou que o elefante não escapa porque está adestrado.

     Fiz então a pergunta óbvia: "Então, por que o prendem?" Não houve resposta! Há alguns anos descobri que, para minha sorte, alguém havia sido bastante sábio para encontrar a resposta: o elefante do circo não escapa porque foi preso à estaca ainda muito pequeno.

     Fechei os olhos e imaginei o pequeno recém-nascido preso: naquele momento, o elefantinho puxou, forçou, tentando se soltar, e, apesar de todo o esforço, não pôde sair. A estaca era muito pesada para ele; o elefantinho tentava, tentava e nada...

     Até que um dia, cansado, aceitou o seu destino: ficar amarrado na estaca, balançando o corpo de lá para cá, eternamente, esperando a hora de entrar no espetáculo. Então, aquele elefante enorme não se solta porque acredita que não pode e jamais volta a colocar à prova sua força.

     Moral da História: Isso muitas vezes acontece conosco! Vivemos acreditando em um montão de coisas "que não podemos ter", "que não podemos ser", “que não vamos conseguir", simplesmente porque quando éramos crianças e inexperientes algo não deu certo ou ouvimos tantos "nãos" que a corrente da estaca ficou gravada na nossa memória com tanta força que aceitamos o “sempre foi assim”.

     De vez em quando sentimos as correntes e confirmamos o estigma: "não posso", "é muita terra para o meu caminhãozinho", "nunca poderei", "é muito grande pra mim"! A única maneira de tentar de novo é não ter medo de enfrentar as barreiras e não ter receio de arrebentar as correntes!

     Afinal, Você é Homem ou Elefante?

Palestra: Técnico em Segurança do Trabalho

     Na semana passada fui convidado para realizar uma palestra no Colégio Farroupilha em triunfo RS para três turmas de Técnicos em Segurança do Trabalho. O objetivo da palestra era falar sobre a profissão e motivar os estudantes que estavam um tanto quanto desmotivados e reciosos da escolha, muitos por não saberem exatamento o que o TST realiza e qual a sua importância para as empresa, a palestra foi realizada nesta quarta-feira (08/06/11) e fiquei muito motivado com o resultado alcançado.

     O mais interessante de tudo é que ao elaborar o material para este evento acabei realizando uma viagem interior e revisitando algumas passagens e situações que me levaram a escolha da profissão e a certeza de que foi a melhor escolha que fiz.

     Como grande parte dos profissionais da área da Segurança, iniciei o curso sem saber quase nada sobre a profissão, durante o curso fui me interessando e foi no estágio que realmente percebi a importância e o prazer que a profissão nos proporciona.

     Comecei a palestra falando sobre o papel do TST, de como estão equivocados os profissionais que ainda tem o técnico de segurança como um "cão de guarda", aquela postura de “BOP”, atirando para todos os lados e brigando com todos que não realizam a atividades como gostaríamos que fossem realizadas.

     Este tipo de postura não consegue alcançar o resultado, afinal não somos onipresentes e não conseguimos estar em todos os locais ao mesmo tempo, desta forma precisamos diariamente fomentar a cultura interdependente (onde todos são responsáveis pela sua segurança e pela do colega), devemos ser agentes desta evolução, semeando a prevenção de uma forma atrativa e sempre valorizando a união entre o SESMT e as equipes operacionais. Nosso papel é o de orientar, capacitar e treinar as pessoas para as práticas positivas, atuando de uma forma interventora (sempre que nossa intervenção seja necessária) e servidora.

     Passamos pela importância da relação de ganha-ganha do SESMT e da Operação, funcionando como áreas parceiras em busca dos melhores resultados. Falamos bastante da importância da união da equipe e de como devemos nos fortalecer e trabalhar em sinergia.

     Fazendo uma reflexão sobre minhas motivações cheguei a conclusão de que realmente estou no local certo. Muito mais do que os ganhos financeiros o aprendizado que tive e continuo tendo a cada dia me faz querer cada vez mais atuar como TST.

     Algo verdadeiramente fantástico na área de Segurança do Trabalho é a oportunidade que temos de realizar campanhas e eventos promocionais com o objetivo de ajudar as pessoas dentro e fora da empresa. Aqui no Grupo GPS já tive a oportunidade de participar de campanhas de arrecadação de alimentos, agasalhos, brinquedos, participar de projetos de revitalização estrutural de asilos e creches, apoiar na campanha do câncer de mama, aplicar palestras e treinamentos em escolas de primário e ensino médio, aulas de Segurança e Meio Ambiente do Projeto Pescar, etc. Posso dizer com certeza que não tem felicidade e prazer maior do que sentir no olhar das pessoas o agradecimento e reconhecimento por nossas atitudes, costumamos dizer aqui que quem mais ganha com estes eventos somos nós mesmos, que acabamos valorizando mais nossas vidas e a oportunidade que temos de lutar por tudo o que almejarmos.

     Como profissional da área de Segurança tive várias conquistas (períodos sem acidentes, certificações, excelentes resultados em auditorias internas e dos clientes e reconhecimento profissional), mas nenhuma destas conquistas supera o prazer do dia-a-dia, perceber que minhas atitudes estão contribuindo para que a vida laboral de meus colegas seja mais segura e prazerosa, visualizar a evolução da cultura de segurança da empresa e perceber que as coisas realmente estão acontecendo não tem preço e é algo realmente indescritível.

     Por fim, tive a idéia de solicitar a meus colegas da área de Segurança um depoimento sobre a profissão e o trabalho que vem sendo realizado. O depoimento, como eu já imaginava, foi o ponto alto da palestra.

     Abaixo segue o depoimento desta equipe que tenho muito orgulho de fazer parte e que fazem meu dia-a-dia cada vez mais prazeroso!





 



 

 

 

 

 

 

Como promover a integração entre os setores?

• O que você achou da troca de informações?
• O que poderíamos fazer para melhor alinhamento entre as equipes?
• Dividir problemas com todos e a comemoração das conquistas também.

 

     Quando se fala em estimular a integração entre funcionários, logo vem à mente a idéia de trabalhar com profissionais que atuam numa mesma equipe. No entanto, uma organização sempre é formada por mais de uma vida ao negócio. Mas, por que a integração entre departamentos é importante?

     Tomemos como exemplo um gerente que solicita a um office-boy que tire dez cópias de um relatório que ele apresentará durante uma reunião. Porém, faltam apenas 30 minutos para o início da sua apresentação. Só que o gestor não imagina o que acontece durante o percurso: do momento em que ele entrega o relatório sai das suas mãos até quando a documentação é entregue a ele.

     Se o office-boy demorar cerca de uma hora, quando retorna para entregar as cópias, a reunião já começou. Ele recebe uma advertência por não ser ágil na tarefa que lhe foi incumbida. Só que o gestor não imagina que o diretor da empresa também precisava de cópias urgentes e para completar, das cinco máquinas do setor de cópias, apenas três estavam funcionando. As outras se encontravam em manutenção.

     Esse é um exemplo simples, mas que ocorre com freqüência porque muitos profissionais só sabem o que ocorre no departamento em que atuam. Não é errado conhecer bem o setor em que atuamos. Mas para que a organização conte com uma boa engrenagem é preciso que todos os colaboradores tenham, ao menos, uma noção do todo. Isso evita, por exemplo, que um departamento boicote o outro por desentendimentos que poderiam ter sido evitados.

Disciplina

     Na prática, disciplina é considerada uma qualidade de comportamento, portanto, algo que pode ser modificado a partir da decisão e da persistência firme de cada um de nós.

     De acordo com o conceito clássico, disciplina é um regime de ordem. Em outras palavras, é um sistema onde os acontecimentos se processam como previamente determinado. Quando a disciplina está presente, aquilo que foi proposto será executado, não há dúvidas quanto a isso.

     As famosas resoluções de ano novo, por exemplo, costumam frustrar seus idealizadores por dois motivos principais. O primeiro é que elas não são, de fato, colocadas na lista de prioridades. Ficam no campo das probabilidades, e aí, para serem realizadas, dependem de que não surjam, ao longo do ano que se inicia, outras necessidades com maior urgência. Se emagrecer não for prioridade, trabalhar será? Como não podemos não trabalhar, a resolução de emagrecer fica em segundo plano, enquanto a pessoa não perceber que pode ter mais de uma prioridade, desde que saiba organizar seu tempo. E isso nos remete ao segundo grande motivo das frustrações.

     O segundo motivo é a indisciplina. Essa é a grande mãe do fracasso. O medo é o pai. E o fracasso tem também uma madrinha: a ignorância, em seu sentido amplo. E um padrinho: o planejamento mal feito. Mas, acredite, a indisciplina é a causa mais cruel, pois não perdoa nunca. Coragem, conhecimento e planejamento são importantíssimos para o sucesso de uma empreitada, mas ficam impotentes sem a companhia da disciplina.

     Aristóteles, em seu livro Ética a Nicômaco, insistia na disciplina como uma qualidade da alma; o poder que permite ao homem diferenciar-se dos animais, pois significa a vitória da razão, a única possibilidade de uma pessoa realizar seus sonhos. Sem a disciplina e a determinação, qualquer sonho não passará de devaneio. O filósofo dizia que a virtude moral é resultado do hábito. Somos o que repetidamente fazemos, forjamos o caráter nas atividades diárias, e estas construirão nosso destino.